Ga naar de inhoud

Hoe schrijf je een doeltreffende design brief?

 

Dat het uiteindelijk resultaat van het ontwikkelen van een product soms niet helemaal overeenstemt met wat de opdrachtgever oorspronkelijk in gedachten had, kan tot grote discussies leiden.

In de meeste gevallen is de oorzaak geen slechte wil, maar onduidelijke afspraken: het onvoldoende vastleggen van wat de opdrachtgever in gedachte had en hoe het ontwerpbureau of de interne ontwerpafdeling dit vertaalt. Door het opstellen van een goede design brief worden dergelijke situaties grotendeels vermeden. Bovendien wordt de doorlooptijd van een ontwikkelingsproject aanzienlijk ingekort, waardoor tijd en geld wordt bespaard.

Het opstellen van de design brief is een belangrijk onderdeel van het ontwerpproces. Bedrijven die niet vertrouwd zijn met een ontwerpproces zien een goed geschreven design brief helaas niet als een hoge prioriteit. Vaak omdat ze geen tijd hebben. Maar meestal is de echte reden omdat het bedrijf of de opdrachtgever nog geen fundamentele beslissingen heeft genomen over de doelstellingen van het ontwerp.

Belangrijk is dat zowel de opdrachtgever als uitvoerder weten welke essentiële informatie een goede design brief moet bevatten. Een inhoudstafel en briefing tips, zoals hieronder, kunnen helpen om de aandacht van de opdrachtgever te vestigen op de dingen waaraan hij niet heeft gedacht en waarvan hij wellicht nog niet weet dat ze belangrijke informatie bevatten voor de ontwerper of uitvoerder.

 

Een efficiënte design brief bevat:

  • Introductie: project achtergrond en opportuniteit;
  • Bedrijfsprofiel: bedrijfsinfo, merkeigenschappen (waarden, visie, missie,…), USP, productportfolio, afgelopen realisaties,…
  • Sector- en marktprofiel: Marktanalyse, concurrentieanalyse, bestaande klanten,…
  • Doelpubliek: beoogde klanten en eindgebruikers
  • Designstrategie
  • Probleemstelling: probleemomschrijving en beperkingen
  • Projectdoelstelling: verwachte uitkomst (scope of work), functionele eisen, eerste specificatielijst
  • Oplossingsanalyse: risico’s/voordelen, geplande oplossingen, ev. schetsen
  • Projectplanning: projectstappen en –fasen, milestones, deadlines
  • Begroting: uitgaven, productiekost, productkostprijs
  • Meetbare resultaten: hoe zal het succes van het project gemeten worden?

 

De voordelen van een goed opgestelde design brief zijn:

  • de onduidelijkheden rond het project komen nog voor de start naar boven en worden gezamenlijk met alle betrokkenen besproken
  • een duidelijke definitie van wat het te bereiken doel is
  • een duidelijke context (bv. de link naar het merk).
  • dat er een commitment opgebouwd wordt
  • iedere stakeholder wordt betrokken
  • een goed zicht op timing/mankracht/geld
  • dat het cross-functioneel samenwerken bevordert
  • de probleemgebieden komen vroeg naar boven
  • dat er een goede leidraad aanwezig is voor opvolging van het project

 

Tips om een designer te briefen:

  • Schrijf geen oplossingen voor: laat je niet vangen door de verleiding om de ontwerper te vertellen wat te doen. Maar schep duidelijkheid over welke problemen er opgelost moeten worden, zodat de ontwerper ideeën kan verkennen. Hierbij heb je echt de expertise van de ontwerper nodig.
  • Zorg voor de finale vrijgave van de design brief dat alle belanghebbenden unaniem akkoord gaan met de voorgestelde aanpak, proces, budget en timing.
  • Veronderstel niets. Veel design projecten gaan fout gaan omdat iemand 'veronderstelt' dat iemand anders weet wat zij weten.
  • Opdrachtgever en uitvoerder zijn partners. Partnership betekent werken ‘met’ mensen niet ‘voor’ mensen.
  • Gebruik geen standaard design brief templates. De inhoud van design briefs varieert naargelang de discipline (productontwerp, grafisch ontwerp,...).